Quyền ưu đãi, miễn trừ nhằm tạo điều kiện thuận lợi để cho các cơ quan đại diện và các nhà ngoại giao thực hiện có hiệu quả các chức năng của họ với tư cách là đại diện cho nước cử.

Quyền ưu đãi miễn trừ chỉ áp dụng đối với viên chức và thành viên gia đình cùng chung sống; viên chức lãnh sự và gia đình cùng chung sống; nhân viên hành chính, kỹ thuật, phục vụ và thành viên gia đình cùng sống chung không là công dân của nước tiếp nhận.

Công ước Vienna về quan hệ ngoại giao và Công ước Vienna về quan hệ lãnh sự đều khẳng định mục đích của việc nước tiếp nhận dành cho cơ quan đại diện, thành viên cơ quan và thành viên gia đình những quyền ưu đãi, miễn trừ đặc biệt không phải là để làm lợi cho các cá nhân, mà tạo điều kiện thuận lợi để cho các cơ quan đại diện và các nhà ngoại giao thực hiện có hiệu quả các chức năng của họ với tư cách là đại diện cho nước cử.

Đồng thời, cơ quan và các cá nhân phải có trách nhiệm tôn trọng pháp luật nước tiếp nhận, không được lạm dụng các quyền này, nếu có sự vi phạm sẽ bị xử lý theo pháp luật hoặc xử lý theo biện pháp ngoại giao.

Cơ quan đại diện cần nắm chắc các quy định của Công ước Vienna về quan hệ ngoại giao, Công ước Vienna về quan hệ lãnh sự, các quy định của nước sở tại về ưu đãi, miễn trừ ngoại giao, lãnh sự và các văn bản pháp quy của Nhà nước ta về vấn đề này để xử lý những vấn đề liên quan đến lợi ích, trách nhiệm của cơ quan và cá nhân trên cơ sở “có đi, có lại”.

Cơ quan đại diện chú ý làm các thủ tục theo quy định của nước sở tại để xin miễn trừ thuế nhập, xuất khẩu hàng hóa, thuế VAT, các loại thuế khác (nếu có), lệ phí đối với các loại hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho công tác, sinh hoạt của Cơ quan và cá nhân như: mua, bán xe ô-tô, rượu, bia, thuốc lá, điện, nước, xăng dầu, văn phòng phẩm, trang thiết bị máy móc, nguyên vật liệu và dịch vụ xây dựng, sửa chữa nhà cửa, thuế đất (đối với nhà ta mua), tiền thuê, sửa trụ sở, nhà riêng Trưởng cơ quan đại diện… Ngược lại, những mặt hàng, dịch vụ này ở Việt Nam cũng có chính sách miễn hoặc hoàn thuế.

Khi phát sinh các vấn đề về ưu đãi miễn trừ, cơ quan đại diện cần tham khảo các cơ quan đại diện khác tại địa bàn và Cục Lễ tân Nhà nước để có những phương án xử lý phù hợp với thông lệ ngoại giao, thông lệ địa bàn, các quy định của ta và nguyên tắc “có đi, có lại”.

Cơ quan đại diện có thể tham khảo các thông tư hướng dẫn của ta về miễn trừ thuế, lệ phí áp dụng đối với các cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam tại trang web của Cục Lễ tân Nhà nước.