Cơ quan đại diện phối hợp với các cơ quan hữu quan của nước sở tại và Việt Nam rà soát, đôn đốc, kiểm tra công tác chuẩn bị đón đoàn trước khi đoàn đến. Trong ảnh là Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc đón Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc và phu nhân thăm ngày 27/11/2019. (Nguồn: TTXVN)

Khi đoàn cấp cao chuẩn bị sang, Cơ quan đại diện làm đầu mối liên hệ, trao đổi với các cơ quan chức năng của nước sở tại về nội dung chính trị, hợp tác của chuyến thăm.

Trên cơ sở đó, Cơ quan đại diện phối hợp với Vụ khu vực, Bộ Ngoại giao hay cơ quan hữu quan trong nước kiến nghị nội dung hội đàm, tiếp xúc, nội dung phát biểu, chương trình nghị sự, những vấn đề cần lưu ý và các thỏa thuận sẽ ký kết trong khuôn khổ chuyến thăm.

Cơ quan đại diện làm đầu mối làm việc với các cơ quan, đơn vị hữu quan ở nước sở tại về:

* Các vấn đề lễ tân như nghi thức đón tiễn, mức độ đón tiếp, tặng phẩm,... Chương trình hoạt động của đoàn, bao gồm lễ đón chính thức, hội đàm, chiêu đãi, tiếp xúc cấp cao, thăm quan địa phương... và thành phần, kịch bản chi tiết của các hoạt động đó.

* Các vấn đề hậu cần như xuất nhập cảnh, hành lý, khách sạn, phương tiện đi lại,...

* Các vấn đề an ninh như phương tiện kỹ thuật, phù hiệu an ninh, thiết bị thông tin liên lạc...

* Các vấn đề liên quan đến báo chí như thẻ phóng viên, các hoạt động báo chí của đoàn với phóng viên Việt Nam và phóng viên nước ngoài, các vấn đề liên quan đến phạm vi hoạt động của phóng viên báo chí theo đoàn, trang thiết bị quay phim, chụp ảnh, phương tiện nghe nhìn,...

* Các vấn đề khác như trao đổi thông tin kinh tế, thương mại, đầu tư của Việt Nam, giới thiệu thành phần đoàn doanh nghiệp Việt Nam cho cơ quan hữu quan của nước sở tại, phối hợp tổ chức gặp gỡ/diễn đàn doanh nghiệp.

Cơ quan đại diện phối hợp với các cơ quan hữu quan của nước sở tại và Việt Nam rà soát, đôn đốc, kiểm tra công tác chuẩn bị đón đoàn trước khi đoàn đến, giải quyết các vấn đề phát sinh, kịp thời thông báo các thay đổi.