Đảng và Nhà nước ta luôn xác định chuyển đổi số là một trong những động lực quan trọng để nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và cải thiện chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Theo đó, ngày 03/6/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, khẳng định rõ mục tiêu phát triển chính phủ số, kinh tế số và xã hội số, trong đó các cơ quan hành chính nhà nước giữ vai trò trung tâm của tiến trình này. Ngày 22/12/2024, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 57-NQ/TW về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia. Để thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 03/NQ-CP ngày 09/01/2025 về Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW và được sửa đổi, bổ sung cập nhật tại Nghị quyết số 71/NQ-CP ngày 01/4/2025, trong đó xác định khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia là đột phá quan trọng hàng đầu, là động lực chính để phát triển kinh tế - xã hội, ngăn chặn nguy cơ tụt hậu, đưa đất nước phát triển bứt phá, giàu mạnh trong kỷ nguyên mới.

Để triển khai các nghị quyết của của Trung ương, Ban Thường vụ Tỉnh ủy Thanh Hoá đã ban hành Kế hoạch hành động số 266-KH/TU ngày 26/4/2025 và UBND tỉnh Thanh Hoá ban hành Kế hoạch số 101/KH-UBND ngày 25/5/2025 về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.

Tại Sở Ngoại vụ, xác định được tầm quan trọng của chuyển đổi số và để phát huy thế mạnh của chuyển đổi số, góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tập thể Chi uỷ, lãnh đạo Sở luôn quan tâm, chỉ đạo sát sao việc thực hiện áp dụng công nghệ số trong hoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong công tác văn phòng. Đồng thời, với nhận thức thực hiện chuyển đối số không chỉ là việc ứng dụng công nghệ thông tin đơn thuần mà còn là sự thay đổi căn bản trong tư duy, mô hình tổ chức và quy trình vận hành nên toàn bộ công chức, người lao động thuộc Sở Ngoại vụ đã tích cực tham mưu thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số và đạt được một số kết quả nhất định như: 

(1) Tham mưu ban hành đầy đủ các văn bản thực hiện, kế hoạch khắc phục hạn chế trong chuyển đổi số; Kế hoạch số 22/KH-SNgV ngày 28/5/2025 về việc triển khai thực hiện Phong trào “Bình dân học vụ số” tại Sở Ngoại vụ; Kế hoạch số 24/KH-SNgV ngày 31/5/2025 về triển khai thực hiện Kế hoạch hành động số 266-KH/TU ngày 26/4/2025 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy và Kế hoạch số 101/KH-UBND ngày 25/5/2025 của UBND tỉnh; Quyết định số 245/QĐ- SNgV về việc kiện toàn Ban Chỉ đạo về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số của Sở; Quyết định số 247/QĐ-SNgV ngày 29/5/2025 về việc thành lập Tổ giúp việc Ban Chỉ đạo…

(2) Tổ chức sinh hoạt chuyên đề “Đảng viên tiên phong học tập kỹ năng số” với sự tham gia của đầy đủ đảng viên Chi bộ Sở Ngoại vụ và quần chúng ưu tú để triển khai phong trào “Bình dân học vụ số” và đề ra các giải pháp thực hiện các nhiệm vụ về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia tại cơ quan Sở Ngoại vụ.

Toàn cảnh buổi sinh hoạt chuyên đề “Đảng viên tiên phong học tập kỹ năng số”.

(3) Triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu về chuyên gia, trí thức Thanh Hóa ở nước ngoài và xây dựng phần mềm cơ sở dữ liệu ngành Ngoại vụ tỉnh Thanh Hóa theo Kế hoạch hành động số 266-KH/TU ngày 26/4/2025 của Tỉnh uỷ, nhằm tiếp cận, phát huy, kết nối hiệu quả và phát triển mạng lưới chuyên gia, nhà khoa học ngoài nước.

(4) Sử dụng nhiều hệ thống, phần mềm được tỉnh, bộ ngành triển khai để phục vụ công tác văn phòng như: Hệ thống TDOffice giúp xử lý công việc không giấy, văn bản điện tử, điều phối dữ liệu liên thông và cải tiến quy trình nội bộ; Phần mềm cơ sở dữ liệu về cán bộ công chức viên chức giúp quản lý thống nhất, đồng bộ thông tin dữ liệu hồ sơ cá nhân của công chức, người lao động, thuận lợi cho việc khai thác sử dụng; hệ thống hộp thư công vụ điện tử; phần mềm theo dõi nhiệm vụ UBND tỉnh giao; hệ thống phản ánh kiến nghị, dữ liệu mở; phần mềm dịch vụ công trực tuyến; các phần mềm báo cáo trực tuyến (báo cáo thống kê ngành Nội vụ, báo cáo cải cách hành chính…); phần mềm kế toán, quản lý tài sản…

(5) Xác định Hệ thống TDOffice đóng vai trò trụ cột khi thực hiện chuyển đổi số trong công tác văn phòng nên 100% công chức, từ lãnh đạo đến nhân viên đều tích cực ứng dụng và đã mang lại kết quả đáng ghi nhận như: 100% văn bản đến (trừ văn bản mật) được quản lý dưới dạng điện tử, tiếp nhận, phê duyệt, luân chuyển, xử lý liên thông trên môi trường mạng theo quy trình thống nhất; 100% cá nhân sử dụng chữ ký số khi xử lý công việc; 100% văn bản đi (trừ văn bản mật) được lãnh đạo ký số và phát hành dưới dạng điện tử, thay thế văn bản giấy; văn bản, tài liệu hình thành khi giải quyết công việc được quản lý thống nhất trên Hệ thống TDOffice; việc lên lịch công tác của Sở đầy đủ, đã giúp lãnh đạo và công chức, dễ dàng theo dõi, thực hiện... Việc sử dụng đồng bộ Hệ thống TDOffice vừa giúp rút ngắn thời gian xử lý văn bản, hồ sơ nội bộ vừa tạo lập một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, không sử dụng giấy tờ, tiết kiệm chi phí (chi phí văn phòng phẩm, chi phí gửi văn bản…) và nâng cao hiệu quả điều hành, tra cứu văn bản nhanh chóng, thuận lợi. 

 Bên cạnh những kết quả đạt được, việc thực hiện chuyển đổi số trong công tác văn phòng Sở Ngoại vụ cũng đặt ra những thách thức nhất định như:

Một là, thách thức về nhân lực văn phòng trong môi trường số: Một trong những yếu tố then chốt quyết định thành công của quá trình chuyển đổi số trong công tác văn phòng chính là chất lượng nguồn nhân lực thực thi. Trong môi trường số hóa ngày càng toàn diện, đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng không chỉ cần thành thạo các thao tác hành chính truyền thống mà còn phải có năng lực số toàn diện - bao gồm khả năng sử dụng phần mềm, hiểu biết về quy trình xử lý văn bản điện tử, kỹ năng bảo mật thông tin, và năng lực phối hợp công việc qua các nền tảng số. Tuy nhiên, do chưa được đào tạo bài bản nên công chức, người lao động vẫn còn hạn chế về kỹ năng sử dụng. Điều này dẫn đến tình trạng bị động, lúng túng khi ứng dụng chuyển đổi số. Do đó, yêu cầu đặt ra là cần phải tăng cường đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng sử dụng các phần mềm nói riêng và kỹ năng số nói chung cho công chức, người lao động.

Hai là, rủi ro, hạn chế xuất phát từ hạ tầng công nghệ, phần mềm điều hành: Công tác văn phòng ngày càng phụ thuộc vào nền tảng số, đồng nghĩa với việc toàn bộ quy trình tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và luân chuyển văn bản, thông tin đều diễn ra trên môi trường mạng. Do đó, để hoạt động cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng được thông suốt, đảm bảo an toàn thông tin, tạo được niềm tin cho người sử dụng thì yêu cầu đặt ra là cần nâng cấp hạ tầng công nghệ, phần mềm điều hành để hoạt động thông suốt, không bị gián đoạn khi sử dụng, tránh nguy cơ bị tấn công, rò rỉ thông tin hoặc khó tìm kiếm văn bản, mất dữ liệu.

Tập thể Sở Ngoại vụ luôn xác định chuyển đổi số không còn là lựa chọn kỹ thuật mà trở thành năng lực điều hành cốt lõi nên trong thời gian tới, tiếp tục thực hiện hiệu quả chuyển đổi số trong hoạt động chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin để tăng nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc, giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí.