Ngôi thứ xã giao không có tính chất bắt buộc và thường được áp dụng linh hoạt trong từng hoàn cảnh cụ thể, xuất phát từ tập quán ngoại giao, sự tôn kính đối với một số thành viên trong xã hội hay phép lịch sự xã giao trong cộng đồng.

Trong những sự kiện mà tính chất chính thức nổi bật, việc xếp chỗ theo ngôi thứ chính thức được ưu tiên thực hiện, sau đó tùy theo hoàn cảnh của sự kiện, ngôi thứ xã giao được xem xét áp dụng, đảm bảo không gây ra phản ứng tiêu cực của những người được xếp dưới so với vị trí họ có thể mong muốn.

Ví dụ, trong các buổi lễ chính thức, về nguyên tắc, các chức sắc tôn giáo xếp sau các quan chức dân sự.

Quy tắc này có thể được điều chỉnh, trong một số trường hợp, các chức sắc tôn giáo được sắp xếp các vị trí quan trọng cao hơn để thể hiện sự tôn trọng đối với họ.

Hoặc việc xếp chỗ cho những người có huân, huy chương, những nhân vật có uy tín, có tên tuổi nổi bật trong các lĩnh vực khoa học, kinh doanh, trong các hoạt động nhân đạo... được chú ý dành những ưu tiên nhất định.